Amiga Collections: Franz PD

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Text File | 1992-10-14 | 73KB | 1,797 lines

PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem - Bedienungshandbuch Bedienungsanleitung zu dem Finanzbuchhaltungssystem PROFIBU für alle Commodore-AMIGA Rechner. E Copyright byF E Sven TietjenF E Am alten Petritore 6F E 3300 BraunschweigF E Wichtige Informationen, unbedingt lesen!F Diese Anleitung und das zugrunde liegende Programm PROFIBU sind SHAREWARE. Die unentgeltliche, aber zeitlich begrenzte Benutzung zum Test oder zur Ausbildung sowie die (abgesehen von den im PD- und Sharewarebereich üblichen, geringen Kopiergebühren) kosten- lose Weitergabe der unveränderten PROFIBU-Sharewarediskette wer- den gestattet. Zum professionellen Einsatz ist es erforderlich, daß eine Lizenz für diese Verwendung erworben wird. Beim Erwerb dieser Lizenz erhalten Sie die aktuelle Programmversion ohne den Sharewaretitel, der nach dem Einlesen der Daten erscheint, eine eigene Programm-Seriennummer, die Sie bei Fragen zum Anrufen der Telefon-Hotline berechtigt, sowie ein umfangreiches, mit DTP und Laserdrucker erstelltes Handbuch, das über den Inhalt dieser An- leitung hinausgeht. Ein Bestellformular für die Bestellung einer Lizenz finden Sie im Anhang dieser Anleitung. Grundsätzlich gelten für die Benutzung dieser SHAREWARE-Version wie auch der Programmlizenz folgende Bedingungen: Die Benutzung des Programms erfolgt grundsätzlich auf eigene Gefahr. Für aus der Benutzung eventuell entstehende Schäden oder Nachteile jeglicher Art kann keinerlei Haftung übernommen werden. Insbesondere die Frage, ob eine mit PROFIBU geführte Buchhaltung im Einzelfall von der jeweils zuständigen Finanz- behörde voll anerkannt wird, sollte, obwohl derartige Probleme nicht bekannt sind, vom Anwender rechtzeitig geklärt werden. Bei Anwendern mit Lizenzversion bin ich bei eventuellen Problemen gerne behilflich (positive Präzedenzfälle liegen vor), kann aber auch hier keine Garantie für die Anerkennung übernehmen. Fragen zu PROFIBU können Sie nur als Lizenznehmer telefonisch stellen, die Telefonnummer erhalten Sie bei Bestellung Ihrer Li- zenz mitgeteilt. Schriftliche Anfragen können aufgrund des damit verbundenen, erheblichen Zeitaufwands nur gegen gesonderte Be- rechnung der benötigten Bearbeitungszeit beantwortet werden. Das Programm wurde sorgfältig erstellt und getestet. Sollten dennoch Probleme auftreten, die auf Programmierfehler zurückzu- führen sind, senden Sie bitte eine EausführlicheF Beschreibung dieser Probleme, sowie die Original-Lizenzdiskette und eine Diskette mit realen oder Beispieldaten, bei denen Probleme auf- treten. Es wird ebenfalls keine Garantie dafür gewährt, daß auf- getretene Fehler behoben werden. Erfolgt eine Bearbeitung, wird ein Kostenbeitrag von DM 25.-- zzgl. MwSt. je benötigter Bear- beitungsstunde per Nachnahme erhoben. Dieser Beitrag gilt mit Einsendung als vereinbart, falls nicht ausdrücklich in der Ein- sendung die Erstellung eines Kostenvoranschlags erfragt wird. Trotz ausgereifter Menütechnik ist es zur fehlerfreien Bedienung des Programms unumgänglich, daß Sie zunächst das Handbuch sorg- fältig lesen. Fast alle Fehlfunktionen sind auf falsche Bedien- ung zurückzuführen. Soweit Ihnen die Grundbegriffe der Bedienung Ihres Computers und Ihres Druckers nicht geläufig sind, sollten Sie zunächst die entsprechenden Handbücher lesen. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 1 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S ----------------------------------- Seite: Inhalt: 2 1.0 Einleitung 3 1.1 Grundsätzliche Hinweise zur Bedienung 4 1.2 Benötigte Hardware und Installation 6 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Stammdatenmenü 8 1.4 Bearbeitung des Kontenplans, Stammdatenmenü 8 1.4.1 Löschen von Konten 9 1.4.2 Einrichten von Konten 10 1.4.3 Verändern bestehender Konten 11 1.5 Steuerzahl- /Abschlußdefinition, Dienstmenü 11 1.5.1 Steuerzahldefinition 13 1.5.2 Abschlußdefinition 16 2.0 Die Menüstruktur von PROFIBU 16 2.1 Das Hauptmenü 17 2.1.1 Dialogbuchen 20 2.1.2 Stapelbuchungen einlesen 21 3.0 Das Ausgabemenü 22 3.1 Gewünschtes Konto ausdrucken 22 3.2 Gewünschtes Konto auf Bildschirm ausgeben 23 3.3 Alle Konten ausdrucken 23 3.4 Alle Konten auf dem Bildschirm ausgeben 24 3.5 Journal ausdrucken 24 3.6 Journal auf den Bildschirm ausgeben 25 3.7 Summenliste ausdrucken 25 3.8 Summenliste auf dem Bildschirm ausgeben 26 4.0 Das Auswertungsmenü 26 4.1 Das Abschreibungsmenü 27 4.1.1 Anlagegüter erfassen und ändern 28 4.1.2 Anlagegüter löschen 29 4.1.3 Anlagegüter abschreiben 30 4.1.4 Abschreibungsliste anzeigen 30 4.1.5 Abschreibungsliste ausdrucken 31 4.2 Umsatzsteuerermittlung 32 4.3 Betriebswirtschaftliche Auswertung 34 5.0 Das Stammdatenmenü 35 6.0 Das Menü Sonstige Dienste 36 6.1 Der Abschluß 37 6.2 Neuen Monat einrichten 37 6.3 Monat wechseln 38 6.4 Abschluß- und Steuerzahldefinitionen ausgeben 38 6.5 Sicherung auf Diskette 39 6.6 Reorganisieren von Diskette 39 6.7 Inhaltsverzeichnis des Datenpfads ausgeben 40 7.0 Die Fehlerbehandlung von PROFIBU 40 7.1 Fehlermeldungen des Programms 41 ANHANG A Die Datei SYS.PFD 43 ANHANG B Kompatibilität zwischen Shareware- und Lizenzversion PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 2 1.0 Einleitung Die Finanzbuchhaltung ist eines der klassischen Aufgabengebiete im Geschäftsbereich. Der Einsatz eines Personalcomputers mit einem Finanzbuchhaltungsprogramm ist in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft für kleine und mittlere Unternehmen. Durch die komfortable Bedienerführung über die Funktionstasten läßt sich das Programm problemlos bedienen. Die Handhabung des Finanzbuchhaltungssystems setzt bei der Bedienung lediglich die bereits vorhandenen oder schnell erlernbaren Grundbegriffe in der Bedienung des Computers voraus. Erforderlich sind weiterhin nur die entsprechenden Buchhaltungskenntnisse. PROFIBU läßt sich wahlweise als dialog- oder stapelverarbeiten- des System einsetzen. Insbesondere das automatische Lesen von Stapelbuchungen erlaubt die Übernahme von Buchungsdaten aus anderen Programmen. Nach dem Grundsatz der doppelten Buchführung, dazu gehört das korrekte Auflösen eines buchhalterischen Vorgangs in Soll- und Habenbuchungen mit der jeweils gleichen Summe, wird der Aufbau der Buchungen fehlerlos gewährleistet. Alle wichtigen Informationen können per Knopfdruck sofort nach Eingabe der Daten entweder am Bildschirm abgerufen oder auf einem Drucker ausgedruckt werden. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 3 1.1 Grundsätzliche Hinweise zur Bedienung des Programms Alle Eingaben, bei denen Texte oder Zahlen eingegeben werden, werden durch Drücken der RETURN- oder ENTER-Taste abgeschlossen. Wird eine Eingabe über die Funktionstasten oder das einzelne Drücken einer bestimmten Taste erwartet, genügt das Drücken dieser bestimmten, jeweils angegebenen Funktionstaste oder Taste. Werden Eingaben verlangt, ist es oft möglich mit der CURSOR- LINKS-Taste in das vorhergehende oder in das erste Eingabefeld zu gelangen, nachdem das aktuelle Eingabefeld mit EBackspaceF geleert wurde. Wurde eine Funktion, z.B. zum Ausdrucken, versehentlich ange- wählt, ist es meistens möglich, mit der F10-Taste oder der ESC- Taste die Funktion abzubrechen. Das Papier muß zum Ausdrucken so eingelegt werden, daß die erste Zeile ca. 0,5 bis 1 Zentimeter vom oberen Rand des Blattes gedruckt wird. Gegebenenfalls sollte das erste Blatt nicht ver- wendet werden. Verwendet wird handelsübliches weißes Endlospapier mit 72 Zeilen. Bei der Ausgabe von Daten auf den Bildschirm läßt sich die Ausgabe durch die Tastenkombination ECTRL-NumLockF anhalten und durch Betätigen einer beliebigen anderen Taste fortsetzen. Bei der Lieferung von PROFIBU ist ein fertiger Standard-Konten- rahmen nach enthalten. Diesen Kontenrahmen können Sie individuell Ihren Bedürfnissen anpassen. Insgesamt können bei der Standardversion 800 Konten eingerichtet werden, wobei diese Anzahl beliebig unter den Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten aufgeteilt werden kann. Beachten Sie jedoch dabei, daß Debitorenkonten ab 10000 bis 19999 eingerichtet werden sollten, Kreditorenkonten erst ab 20000 beginnen sollten. Die Kontonummer 0 dürfen Sie nicht vergeben. Es können Kontonummern bis maximal 32000 vergeben werden. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 4 1.2 Benötigte Hardware und Installation Zur Benutzung von PROFIBU benötigen Sie Ihren AMIGA mit mindes- tens 512 K-Byte Hauptspeicher (besser 1 M-Byte Hauptspeicher). Weiterhin benötigen Sie 2 Diskettenlaufwerke oder 1 Disketten- laufwerk und 1 Festplatte (dh0: oder jh0:), sowie einen Drucker der in drei Schriftbreiten, also sowohl 80 Zeichen pro Zeile als auch 96 Zeichen pro Zeile und 136 Zeichen pro Zeile ("compressed") drucken kann. Vor der ersten Benutzung des Programms müssen Sie sich eine Arbeitskopie der gelieferten Original-Programmdiskette er- stellen. Dies kann mit der Funktion DUPLICATE von der Workbench aus erfolgen. Die Programmdiskette sollten Sie auf keinen Fall weiter benutzen, sondern stattdessen nach dem Kopieren an einem sicheren Ort verwahren. Ihre jetzt erzeugte Arbeitskopie enthält bereits die Grundein- stellung für 2 Diskettenlaufwerke. Ist die Einstellung der Laufwerke korrekt, müssen keine weiteren Anpassungen mehr vorgenommen werden. Soll dagegen der Betrieb auf einer Festplatte eingerichtet wer- den, führen Sie folgende Arbeitsschritte durch: Legen Sie Ihre Arbeitskopie der PROFIBU-Diskette in das Laufwerk df0: und ggf. Ihre Workbench-Diskette in das Laufwerk df1:. Klicken Sie auf der Workbench das Icon des CLI an (es befindet sich meistens in der Schublade SYSTEM). Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie jetzt über die Tastatur einige Eingaben machen müssen. Geben Sie zunächst den Befehl zum Wechsel auf Laufwerk df0: ein: cd df0: Nach dieser Eingabe können Sie, jenachdem welche Installation Sie durchführen möchten, eine der folgenden Eingaben machen: Wenn Sie die PROFIBU-Standardversion auf einer Harddisk dh0: installieren möchten, geben Sie ein: execute dh0_inst endcli Wenn Sie die PROFIBU-Standardversion auf einer Harddisk jh0: installieren möchten geben Sie ein: execute jh0_inst endcli In beiden Fällen werden die Installationen durchgeführt bzw. die benötigten Programme von der Diskette auf die Harddisk kopiert, danach schließt sich das CLI-Fenster zur Texteingabe wieder. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 5 1.2 Benötigte Hardware und Installation Sie finden PROFIBU auf der Harddisk jetzt in der Schublade FIBU. Dort werden später auch alle Daten gespeichert. Sie benötigen in diesem Fall zunächst keine weiteren Disketten. Beachten Sie vor dem Starten von PROFIBU noch, daß Sie in den PREFERENCES Ihrer Workbench-Diskette den richtigen Drucker- Treiber eingestellt haben. Verwenden Sie bei Benutzung von PROFIBU nicht den richtigen Drucker-Treiber kann dies zu selt- samen Fehlern beim Ausdruck führen. Sie können PROFIBU jetzt einfach durch Anklicken des PROFIBU- Icons starten. PROFIBU wird dann geladen und meldet sich mit einem Start-Logo. Betätigen Sie eine beliebige Taste. Gegebenfalls fordert Sie Ihr AMIGA jetzt auf, die Workbench-Diskette einzulegen. Legen Sie die Workbench-Diskette ein, damit PROFIBU den in den PREFERENCES gewählten Druckertreiber laden kann. PROFIBU meldet "Finanzbuchhaltung bereit" und fragt Sie nach dem Buchungsmonat und der Mandantennummer. Geben Sie z.B. EJANUAR 1988F ein und lassen Sie die Mandanten- nummer leer. Wenn Sie das Programm das erste Mal benutzen oder einen Monat oder Mandanten eingeben, der noch nicht benutzt wurde, erscheint die Meldung, daß dieser Monat nicht angelegt ist. Drücken Sie die Funktionstaste F1, wenn der Buchungsmonat neu angelegt werden soll, oder drücken Sie die Funktionstaste F10, wenn Sie die Eingabe des Buchungsmonats wiederholen wollen. Nach Betätigen von EF1F wird der eingegebene Buchungsmonat dann neu angelegt. Nach Eingabe des Monats und ggf. Neuanlegen eines Monats fragt PROFIBU nach dem Firmencode. Dieser Firmencode soll den Zugriff unbefugter Personen verhindern. Nach Neuanlegen eines Monats geben Sie hier ENeuinstF ein und bestätigen dieses mit RETURN. Wenn Sie später mit PROFIBU arbeiten und den Firmencode geändert haben, geben Sie Ihren geänderten Code ein. EAchtung:F Wenn Sie einen geänderten Firmencode verwenden, müssen Sie ihn genauso eingeben, wie Sie ihn in den Stammdaten (siehe nächste Seite) festgelegt haben. Es ist sehr wichtig, daß Sie sich Ihren Firmencode genau merken, weil Sie sonst unter Umständen zu Ihren Daten selbst keinen Zugang erhalten. Beachten Sie bitte auch, daß beim Firmencode zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unter- schieden wird, und daß bei der Abfrage des Firmencodes die eingegebenen Zeichen nicht auf dem Bildschirm erscheinen. Nach korrekter Eingabe des Firmencodes erscheint der Name des Anwenders, die Anzahl der definierten Konten und die Bezeichnung des gewählten Monats, sowie die Aufforderung, eine beliebige Taste zu drücken. Nach Drücken der Taste erscheint ein Hinweis auf den SHAREWARE- Status dieses Programms und auf die Lizenzversion, der eine ge- wisse Zeit auf dem Bildschirm stehen bleibt. Danach erfolgt wie- der die Aufforderung, eine beliebige Taste zu drücken, um im Programm fortzufahren. ACHTUNG: Dieser SHAREWARE-Hinweis ist in der Lizenzversion nicht enthalten. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 6 1.2 Benötigte Hardware und Installation Nach Betätigen einer Taste befinden Sie sich im Hauptmenü von PROFIBU. Sie sollten zunächst noch Ihre Anwenderdaten indivi- duell eingeben. 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Stammdatenmenü Betätigen Sie die Funktionstaste F5, um in die Stammdatenver- waltung zu gelangen. Das Menü Stammdatenverwaltung erscheint auf Ihrem Bildschirm. Betätigen Sie EF1F, um in die Anwenderdaten zu kommen. Hier werden folgende Daten nacheinander abgefragt, wobei die bisherigen Werte rechts auf dem Bildschirm angegeben werden: 1. Anwender: Geben Sie hier Ihren Firmennamen und Ihre Adresse genau so ein, wie sie auf den Ausdrucken erscheinen sollen. 2. Papierformat 1: Dieses Papierformat legt fest, wieviel Zeilen pro Seite bei allen Ausdrucken EaußerF den Kontenblättern gedruckt werden sollen. Standardwert für normales Endlospapier ist 72. 3. Papierformat 2: Dieses Papierformat legt fest, wieviel Zeilen pro Seite bei den Kontenblättern gedruckt werden sollen. Stan dardwert für normales Endlospapier ist 36, d.h. auf einem Blatt werden 2 Kontenblätter gedruckt. 4. Konteneinzeldruck: Diese Option legt fest, ob beim Ausdruck der Konten jedes Konto auf ein einzelnes Blatt der in 'Papier- format 2' festgelegten Länge gedruckt werden soll, oder ob ggf. mehrere Konten auf ein Blatt gedruckt werden sollen. Wenn Sie die Kontenblätter später trennen wollen, sollten Sie diese Option benutzen. 5. Buchungsprotokoll: Diese Option legt fest, ob während des Buchens jede Buchung sofort auf dem Drucker im Journalformat ausgedruckt werden soll. Wenn Sie diese Option benutzen, muß beim Buchen ein Drucker verfügbar sein. 6. Zeilennumerierung: Durch diese Option werden beim Journal- und beim Kontenausdruck Numerierungen mit ausgedruckt, die zur Er- leichterung von Abstimmarbeiten Bezüge zwischen den Buchungen her- stellen. 7. Gedruckte Konten: Diese Option legt fest, welche Konten beim Kontenausdruck ausgedruckt werden sollen. Es ist möglich, alle Konten auszudrucken, oder nur die Konten, die einen Saldo auf- weisen, oder nur die Konten, bei denen in der Buchungsperiode Buchungen erfolgt sind. Geben Sie ALLE ein, für den Ausdruck von allen Konten. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 7 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Stammdatenmenü 8. Tabulator: Hiermit kann ein Tabulator gesetzt werden, der eine Vergrößerung des linken (Heft-)randes durch Verschieben des Aus- drucks um die angegebene Spaltenzahl nach rechts bewirkt. Danach können Sie Ihre Eingaben mit EF1F sichern, worauf das Programm wieder in das Menü Stammdatenverwaltung zurückkehrt, oder alle Eingaben mit EF2F wiederholen. 1.3 Ändern der Firmencodes, das Stammdatenmenü Geben Sie hier den von Ihnen gewünschten, bis zu 8 Zeichen langen Firmencode ein. EAchtung:F Merken Sie sich diesen Firmencode gut! Wenn Sie Ihren Firmencode vergessen, können Sie unter Umständen selbst nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen. Es werden weitere Firmencodes abgefragt, da PROFIBU ein hierarchi- sches Zugriffssystem besitzt, das weiteren Firmencodes nur ein- geschränkten Zugriff erlaubt. Die genaue Erklärung finden Sie im Handbuch der Lizenzversion. Für die SHAREWARE-Version geben Sie bei allen weiteren Firmencodes denselben ein wie beim ersten. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 8 1.4 Bearbeitung des Kontenplans, das Menü Stammdatenverwaltung Im Menü Stammdatenverwaltung finden Sie außer der Funktion zum Ändern der Anwenderdaten weitere Funktionen zur Bearbeitung und zur Ausgabe des Kontenplans. Sie sollten sich bei der ersten Benutzung von PROFIBU zunächst einen Ausdruck des mitgelieferten Kontenplans machen. Anhand dieses Kontenplans können Sie dann auch Ihren persönlichen Kontenplan ausarbeiten, aus dem Kontonummer und Kontobezeichnung sowie ggf. das Abschlußkonto und die BWA-Kontenklasse jedes Kontos hervorgehen. Drücken Sie EF5F zum Ausdruck des Kontenplans auf den Drucker oder EF6F zum Anzeigen des Kontenplans auf dem Bildschirm. 1.4.1 Löschen von Konten Wenn Sie Ihren Kontenplan aufgestellt haben, sollten Sie zunächst alle nicht benötigten Konten löschen. Drücken Sie zur Anwahl dieser Funktion die F4-Taste. PROFIBU fragt Sie jetzt nacheinander nach der Kontonummer, ab der Sie löschen wollen und nach der Kontonummer, bis zu der Sie löschen wollen. Geben Sie die gewünschten Kontonummern ein. Sind beide Eingaben gleich, wird geprüft ob ein Konto mit dieser Nummer existiert. Existiert es nicht, wird eine Fehlermeldung ausgegeben, ansonsten werden Kontonummer und Kontobezeichnung angezeigt. Sie haben dann die Wahl, dieses Konto mit EF1F zu löschen oder die Funktion mit EF10F abzubrechen. Bei Wahl von EF10F wird in das Stammdatenmenü zurückgekehrt, ohne das Konto zu löschen, bei Wahl von EF1F wird das Konto zunächst gelöscht. Danach fragt PROFIBU, ob Sie weitere Konten löschen wollen, dann EF1F, oder ob Sie die Löschfunktion abbrechen wollen, dann EF10F. Bei Wahl von EF1F wird wieder nach den Kontonummern gefragt, siehe oben, bei Wahl von EF10F wird die Löschfunktion beendet, wobei die erfolgten Löschungen gespeichert werden. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 9 1.4.1 Löschen von Konten Wurden bei der Abfrage der zu löschenden Konten zwei ver- schiedene Kontonummern eingegeben, so werden einschließlich dieser beiden Konten alle zwischen diesen beiden Kontonummern liegenden Konten zunächst ausgegeben. Sie haben dann die Wahl, diese Konten mit EF1F zu löschen oder die Funktion mit EF10F abzubrechen. Bei Wahl von EF10F wird in das Stammdatenmenü zurückgekehrt, ohne die Konten zu löschen, bei Wahl von EF1F werden die Konten gelöscht und die erfolgten Löschungen gespeichert. Beachten Sie beim späteren Löschen von Konten, daß nur Konten gelöscht werden können, auf die im jeweiligen Monat noch keine Buchungen erfolgt sind, die also in dem Monat bisher unbenutzt sind. 1.4.2 Einrichten von Konten Nachdem alle nicht benötigten Konten gelöscht wurden, können Sie neue Konten einrichten. Drücken Sie dazu im Menü Stammdatenver- waltung die F3-Taste. PROFIBU schafft zunächst Speicherplatz auf dem Laufwerk und meldet, das wievielte Konto Sie bearbeiten. Es werden dann nacheinander die KONTONUMMER, die KONTOBE- ZEICHNUNG, die ABSCHLUSSKENNZAHL sowie die BWA-KONTENKLASSE des Kontos abgefragt. Dabei müssen die Kontonummer und die Kontobezeichnung eingegeben werden, während die Benutzung der Abschlußkennzahl und der BWA- Kontenklasse optional ist. Wenn Sie die beiden letzteren Funktionen benutzen möchten, sollten Sie jetzt zunächst die Kapitel in diesem Handbuch lesen, die diese Funktionen genau erklären, und dies in Ihrem Kontenplan berücksichtigen. Wenn Sie die Funktion nicht benutzen möchten, geben Sie jeweils nur E0F ein. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 10 1.4.2 Einrichten von Konten Nach Eingabe der Werte für das Konto können Sie die Eingabe übernehmen, dann EF1F oder die Eingabe für dieses Konto wieder- holen, dann EF2F. Bei Wiederholung können Sie alle Werte nochmals eingeben, bei Übernahme fragt Sie PROFIBU, ob Sie ein weiteres Konto neu einrichten möchten, dann EF1F, oder ob Sie kein weiteres Konto einrichten möchten, dann EF10F. Wählen Sie die Einrichtung eines weiteren Kontos, wird das nächste Konto wie eben be- schrieben abgefragt. Sonst fragt PROFIBU noch, ob die Konten nach Kontonummern neu sortiert werden sollen, dann EF1F, oder ob die Reihenfolge beibehalten werden soll, d.h. die neu eingege- benen Konten werden hinten an den bisherigen Kontenplan ange- fügt. Bei Wahl der Sortierung, wird diese zunächst noch durchgeführt. Anschließend erfolgt bei beiden Funktionen das automatische Speichern der Daten und PROFIBU kehrt in das Stammdatenmenü zurück. 1.4.3 Verändern bestehender Konten Diese Funktion dient dazu, bei bestehenden Konten Kontonummer, Kontobezeichnung, Abschlußkennzahl und BWA-Kontenklasse zu ändern. Auf den zu verändernden Konten dürfen noch keine Buchungen erfolgt sein. Zum Anwählen dieser Funktion drücken Sie im Stammdatenmenü EF2F. PROFIBU fragt Sie dann nach der Kontonummer des zu ändernden Kontos. Nach Eingaben der gewünschten Kontonummer können wie bei 1.4.2 nacheinander die neuen Werte für Kontonummer, Kontobe- zeichnung, Abschlußkennzahl und BWA-Kontenklasse eingegeben werden, die weiteren Abfragen nach diesen Eingaben arbeiten ebenfalls wie in 1.4.2 beschrieben. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 11 1.5 Steuerzahldefinition und Abschlußdefinition, das Dienstmenü Nach Eingabe der Anwenderdaten und Einrichten des individuellen Kontenplans sollten noch die Steuerzahlen und ggf. die Abschluß- definitionen an die eigenen Bedürfnisse angepaßt werden. 1.5.1 Steuerzahldefinition Diese Funktion dient dazu, den Steuerzahlen 1 bis 10 sowie 11 bis 20 Prozentsätze und (Steuer-) Konten zuzuordnen. Die Steuer- zahlen dienen dazu, bestimmte Buchungen auf drei Konten ( Soll-, Haben- und Steuerkonto ) zu splitten. Bei den Steuerzahlen 1 bis 10 ist der Bruttobetrag einzugeben. Das Programm zieht den für die jeweilige Steuerzahl definierten Prozentsatz ab und bucht den sich daraus ergebenden Nettobetrag auf dem Buchungskonto. Auf dem Gegenkonto wird der Bruttobetrag gebucht und auf dem durch die Steuerzahl definierten Steuerkonto erscheint die Differenz. Die Steuerzahlen 1 bis 10 können also benutzt werden, wenn von einem Bruttobetrag, z.B. einer Eingangsrechnung, die Vorsteuer abgezogen werden soll. Zur Verdeutlichung eines solchen Falles folgendes Beispiel: Buchungskonto ist 3000 (Einkauf), Gegenkonto ist 1000 (Kasse), für die verwendete Steuerzahl wurde als Prozentsatz 14% und als Steuerkonto 1580 (Vorsteuer) verwendet. Als Betrag wird jetzt DM 114.-- unter Verwendung der Steuerzahl eingegeben. Das Programm bucht auf das Konto 3000 DM 100.--, auf das Konto 1000 DM 114.-- und auf das Konto 1580 DM 14.--. Auch bei den Steuerzahlen 11 bis 20 ist der Bruttobetrag ein- zugeben. Das Programm bucht zunächst diesen Bruttobetrag auf dem Buchungskonto, zieht dann den für die jeweiligen Steuerzahl definierten Prozentsatz ab und bucht den sich daraus ergebenden Nettobetrag auf dem Gegenkonto. Auf dem durch die Steuerzahl definierten Steuerkonto erscheint die Differenz. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 12 1.5.1 Steuerzahldefinition Die Steuerzahlen 11 bis 20 können also benutzt werden, um z.B. Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer zu buchen. Zur Verdeutlichung eines solchen Falles das nachfolgende Beispiel. Beispiel: Buchungskonto ist 1000 (Kasse), Gegenkonto ist 8000 (Erlöse), für die verwendete Steuerzahl wurde als Prozentsatz 14% und als Steuerkonto 1870 (Umsatzsteuer) gewählt. Als Betrag wird wieder DM 114.-- eingegeben. Das Programm bucht jetzt bei Verwendung der Steuerzahl auf das Konto 1000 DM 114.-- , auf das Konto 8000 DM 100.-- und auf das Konto 1870 DM 14.-- . Beachten Sie bei der Eingabe der Steuerzahlen, daß nicht zwei verschiedene Steuerzahlen auf ein Konto gehen dürfen, da die Steuerzahlen für die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast durch die Funktion Umsatzsteuerermittlung verwendet werden. Nach Anwahl der Funktion Steuerzahldefinition durch Drücken von EF4F im Menü Sonstige Dienste fragt PROFIBU nacheinander für alle zwanzig Steuerzahlen den Prozentsatz und das Steuerkonto ab. Geben Sie die entsprechenden Angaben ein. Sollen einige Steuer- zahlen nicht benutzt werden, kann dort jeweils 0 eingesetzt werden. Nach Eingabe der Steuerzahldefinitionen können Sie mit EF1F die eingegebenen Definitionen speichern, wonach das Programm auto- matisch in das Menü Sonstige Dienste zurückkehrt, oder mit EF2F die Eingabe wiederholen. Im mitgelieferten Basiskontenplan sind die Steuerzahlen 1 und 2 mit den Prozentsätzen 14 und 7 auf den Konten 1580 und 1581 belegt, und die Steuerzahlen 11 und 12 mit den Prozentsätzen 14 und 7 auf den Konten 1870 und 1871 eingelesen. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 13 1.5.2 Abschlußdefinitionen Diese Funktion dient dazu, den Abschluß-Kennzahlen Abschluß- konten zuzuordnen, auf die alle Konten mit dieser jeweiligen Abschluß-Kennzahl automatisch abgeschlossen werden können. Als Abschluß-Kennzahlen stehen bei der Standardversion die Zahlen 1 bis 10 und bei der Extendedversion die Zahlen 1 bis 20 zur Verfügung. Sie können jede dieser Abschluß-Kennzahlen bei der Funktion Abschluß einzeln aufrufen, dann werden nur alle Konten dieser Kennzahl gegen Ihr Abschlußkonto abgeschlossen, oder Sie können dort einen Gesamtabschluß anwählen, bei dem alle Konten gegen Ihr jeweiliges Abschlußkonto abgeschlossen werden. Dabei hat bei einem Gesamtabschluß über alle Kennzahlen die 1 die höchste Priorität, die 2 die zweithöchste Priorität usw.. Es werden in diesem Fall zunächst alle Konten mit der Kennzahl 1 gegen ihr definiertes Abschlußkonto abgeschlossen, danach alle Konten mit der Kennzahl 2 gegen ihr definiertes Abschlußkonto usw., bis schließlich als letztes alle Konten mit der höchsten Kennzahl gegen ihr jeweiliges Abschlußkonto abgeschlossen werden. Je niedriger also die Kennzahl ist, desto früher werden die Konten mit dieser Kennzahl bei einem Gesamtabschluß abgeschlossen. Sie müssen nicht alle Abschluß-Kennzahlen benutzen, möchten Sie eine Kennzahl nicht benutzen, geben Sie bei der Definition 0 ein. Zur Verdeutlichung der Arbeitsweise der Abschlußfunktion folgt ein Beispiel, dem der nachstehende Kontenplan zugrunde liegt: PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 14 1.5.2 Abschlußdefinitionen Kontonummer Kontobezeichnung Abschlußkto Kennzahl 100 Bestandskto.(z.B.Eigenkap.) 9100 6 390 Bestandskto.(z.B.Geringw.G.) 9200 2 1000 Kasse 9100 6 1400 Debitoren-Sammelkto. 9100 6 1580 Steuerkonto(z.B.Vorsteuer) 1890 1 1600 Kreditoren-Sammelkto. 9100 6 1870 Steuerkonto(z.B.Umsatzst.) 1890 1 1890 Umsatzst.zahllast 9100 6 3000 Wareneinkauf 9200 2 4000 Kostenkto. 9200 2 8000 Erlöskto. 9200 2 9100 Schlußbilanzkonto 0 0 9200 Gewinn u. Verlustkto. 100 5 10001 Debitoren-Einzelkto. 1400 3 20001 Kreditoren-Einzelkto. 1600 4 Bei einem Einzelabschluß wird jetzt so verfahren, daß alle Konten der gewählten Abschlußkennzahl auf das entsprechende Abschlußkonto umgebucht und damit abgeschlossen werden. Wird also bei der Funktion Abschluß beispielsweise eine 1 einge- geben, so werden die Steuerkonten 1580 und 1870 auf das Umsatz- steuerzahllastkonto 1890 abgeschlossen, wodurch die Konten 1580 und 1870 ausgeglichen werden. Ebenso funktionieren die Einzel- abschlüsse mit anderen Kennzahlen. Wird dagegen bei der Funktion Abschluß eine 21 für Gesamt- abschluß eingegeben, so werden automatisch alle Konten nach Prioritäten geordnet abgeschlossen. Dies würde für unser Bei- spiel folgendermaßen aussehen: PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 15 1.5.2 Abschlußdefinitionen Zunächst würden die Steuerkonten 1580 und 1870 (Priorität 1) auf das Umsatzsteuerzahllastkonto 1890 (gemäß der Zuordnung von Priorität 1 zu Konto 1890) abgeschlossen. Dann würden das Bestandskonto 390, das Wareneinkaufkonto 3000, das Kostenkonto 4000 sowie das Erlöskonto 8000 (jeweils Prio- rität 2) auf das G+V-Konto 9200 abgeschlossen. Als nächstes würde das Debitorenkonto 10001 (Prio. 3) auf das Debitorensammelkonto 1400 abgeschlossen. Anschließend würde das Kreditorenkonto 20001 (Prio. 4) auf das Kreditorensammelkonto 1600 abgeschlossen. Schließlich würde das Gewinn u. Verlustkonto 9200 (Prio. 5) auf das Bestandskonto 100 abgeschlossen. Abschließend würden dann das Bestandskonto 100, die Kasse 1000, das Debitorensammelkonto 1400, das Kreditorensammelkonto 1600, sowie das Umsatzsteuerzahllastkonto auf das Schlußbilanzkonto 9100 abgeschlossen. Die weiteren Abschluß-Kennzahlen wurden hier nicht benutzt. Der vollständige Abschluß bis zur Bilanz ist somit erfolgt. Dieses Beispiel zeigt außerdem, wie flexibel dieses Konzept der Abschlußkennzahlen ist und daß es sich, sobald es vollständig verstanden ist, auch zur Lösung vieler anwenderspezifischer Probleme einsetzen läßt. Nach Drücken von EF5F im Menü Sonstige Dienste fragt PROFIBU die möglichen Kennzahlen nacheinander ab. Geben Sie jeweils das Konto ein, auf das die Kennzahl abschließen soll, oder 0, wenn die Kennzahl nicht benutzt werden soll. Wenn Sie alle Eingaben durchgeführt haben, können Sie die Abschluß-Definitionen mit EF1F speichern, wonach PROFIBU in das Menü Sonstige Dienste zurück- kehrt, oder die Eingabe mit EF2F wiederholen. Nachdem die Anwenderdaten, der Kontenplan, die Steuerzahl- Definition und die Abschlußdefinition individuell eingerichtet sind, sind alle Vorarbeiten für die Benutzung von PROFIBU erfolgt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 16 2.0 Die Menüstruktur von PROFIBU Alle Funktionen von PROFIBU sind einerseits über ein Menüsystem zugänglich bei dem die Funktionen ähnlicher Bedeutung in eigenen Untermenüs zusammengefaßt sind, die jeweils vom Hauptmenü, aus angewählt werden. Andererseits wird auch die Benutzung der Maus unterstützt. Wenn Sie die Menütaste der Maus drücken erscheint am oberen Bildschirmrand eine Menüleiste mit den Punkten EBuchenF, EAusdruck, Stamm-/AfA-Daten und DiensteF. Wenn Sie auf einen die- ser Menüpunkte zeigen, wird ein Pull-Down-Menü mit weiteren Menüpunkten gezeigt. Sie können mit diesen Pull-Down-Menüs außer der Funktion EProgrammendeF jederzeit jede Funktion aus jedem Menü schnell anwählen. Sobald eine Funktion angewählt ist, erscheinen die Pull-Down-Menüs zwar noch, sind aber ohne Funktion bis Sie die angewählte Funktion wieder verlassen haben. Die Auswahltaste (linke Taste) der Maus hat diesselbe Wirkung wie die RETURN-Taste. Wenn Sie PROFIBU auffordert, eine belie- bige Taste zu drücken, können Sie auch die Auswahltaste drücken. 2.1 Das Hauptmenü Im Hauptmenü kann gewählt werden, in welchen Programmteil als nächstes verzweigt werden soll. Die Auswahl erfolgt mit den Funktionstasten: Taste Funktion F1 Wählt den Programmteil Dialogbuchen F2 Liest Stapelbuchungen z.B. von einer Fakturierung ein. F3 Verzweigt zum Ausgabemenü F4 Verzweigt zum Auswertungsmenü F5 Verzweigt zur Stammdatenverwaltung F6 Verzweigt zum Menü Sonstige Dienste F10 Beendet nach einer Sicherheitsabfrage das Programm und kehrt auf die Betriebssystemebene zurück. Die beiden Menüpunkte Dialogbuchen und Stapelbuchungen einlesen wechseln nicht in Untermenüs, sondern rufen die nachfolgend beschriebenen Funktionen direkt auf. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 17 2.1.1 Dialogbuchen Nach dem Betätigen der Taste F1 vom Hauptmenü aus befinden Sie sich im Programmteil Dialogbuchen. Das Programm fragt Sie dann sofort nach der Nummer eines existierenden Buchungskontos. Auf das Konto, das Sie als Buchungskonto eingegeben haben, wird im Soll gebucht. Eine genauere Erklärung der Begriffe Soll und Haben finden Sie im Handbuch der Lizenzversion. Nach Eingabe der Konto- nummer gibt das Programm zusätzlich die Kontobezeichnung und den Saldo des Kontos aus. Als nächstes erfragt das Programm die Gegenkontonummer. Hier geben Sie die Kontonummer des Kontos ein, auf das die Gegen- buchung im Haben erfolgen soll. Die Eingabe einer 0 als Gegenkontonummer bewirkt eine Buchung ohne Gegenbuchung. Das Programm gibt ggf. zusätzlich die Konto- bezeichnung und den Saldo des Gegenkontos aus. Danach erfragt das Programm die Belegnummer. Verwendbar sind Belegnummern zwischen 0 und 99999. Anschließend erfragt das Programm das Datum. Wurde ein monat- licher Buchungszeitraum gewählt, genügt die Eingabe des Tages- datums (z.B. 1,17,24 usw.), der Monat wird automatisch hin- zugefügt. Wahlweise kann das Datum auch als Tag und Monat eingegeben werden, was sich besonders für andere als monatliche Buchungszeiträume anbietet. Das Format für die Buchung ist dann z.B. 25.04 oder 1.07 usw., also T.MM oder TT.MM (T=Tag, M=Monat). Als nächstes erfragt das Programm den Buchungstext. Dieser Text muß mindestens 1 und kann bis zu 20 Zeichen lang sein. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 18 2.1.1 Dialogbuchen Danach wird nach dem Betrag gefragt. Geben Sie hier den Buchungsbetrag ein. Beachten Sie bitte, daß hier kein Dezimal- EkommaF, sondern ein DezimalEpunktF erwartet wird. Soll der Betrag auf dem gewählten Buchungskonto im Haben statt im Soll gebucht werden (Wichtig bei Buchungen ohne Gegenbuchung im Haben!), kann der Betrag mit negativem Vorzeichen eingegeben werden (z.B. -100.00), dadurch wird Haben und Soll für diese Buchung vertauscht. Es besteht auch die Möglichkeit, statt des Bruttobetrages den Nettobetrag einzugeben. Dies ist wichtig beim Buchen von Ein- gangsrechnungen, bei denen auf verschiedene Konten gebucht werden muß. Geben Sie dazu einfach den Nettobetrag gefolgt von einem / (Geteilt-Strich) ein, beispielsweise 412.62/. Das Pro- gramm erfragt in diesem Fall den Prozentsatz der Steuer und berechnet daraus sofort den Bruttobetrag. Nach Eingabe des Buchungsbetrages werden die sich daraus auf den Konten ergebenden neuen Salden sofort berechnet und zur Kon- trolle angezeigt. Anschließend fragt das Programm nach der Steuerzahl. Hier können Sie eine Steuerzahl eingeben, die ein Splitting der Buchungen auf Buchungskonto, Gegenkonto und ein Steuerkonto bewirkt. Eine genauere Erklärung der Steuerzahlen finden Sie unter ESteuerzahl-DefinitionF. Die Eingabe einer 0 bewirkt, daß kein Splitting stattfindet, die Eingabe einer 21 bewirkt, daß nicht mit einem festen Prozentsatz gesplittet wird, sondern daß der Nettobetrag direkt eingegeben werden kann. Bei Eingabe der Steuerzahl 21 erfragt das Programm das Steuerkonto, dabei muß es sich um ein existierendes, auch von einer normalen Steuerzahl benutztes Konto handeln, den Nettobetrag und ob es sich um eine Ausgabe- (z.b. eine zu zahlende Rechnung) oder eine Einnahmebuchung (z.B. eine Rechnung an einen Kunden) handelt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 19 2.1.1 Dialogbuchen Bei Benutzung einer Steuerzahl fragt das Programm abschließend noch nach einer Skontokontonummer. Wenn Sie bei einer Rechnung, die nicht zunächst über Debitoren- oder Kreditorenkonto abge- wickelt wird, Skonto verbuchen wollen, geben Sie die gewünschte Skontokontonummer ein und das Programm erfragt den Prozentsatz, andernfalls geben Sie 0 ein. Der Skonto wird bei dieser Funktion auch auf dem jeweiligen Steuerkonto korrekt gebucht. Wurde eine Rechnung zunächst auf einem Debitoren- oder Kre- ditorenkonto erfaßt, müssen Sie bei anschließender Bezahlung mit Skonto so vorgehen: Zunächst wird die Zahlung ganz normal aus dem jeweiligen Debi- toren oder Kreditorenkonto ausgebucht. Danach wird der Skonto als zweite Buchung folgendermaßen erfaßt: Das Finanzkonto, auf dem die Zahlung gebucht wurde, wird wie in der ersten Buchung als Soll- oder Habenkonto aufgerufen, das Skontokonto ent- sprechend umgekehrt als Haben- oder Sollkonto. Der abzuziehende Skontobetrag wird mit negativem Vorzeichen eingegeben und für die Steuerbuchung auf dem richtigen Steuerkonto wird dieselbe Steuerzahl wie bei der Erfassung der Buchung auf dem Debitoren- oder Kreditorenkonto verwendet. Wenn jetzt alle Buchungsdaten komplett eingegeben worden sind, bestätigen Sie dieses mit EF1F. Die Buchung wird sofort verar- beitet und die neuen Salden des Buchungs- und des Gegenkontos werden sofort auf dem Monitor angezeigt. Außerdem erscheint die getätigte Buchung im Journalformat in dem entsprechenden Fenster der Buchungsmaske. Danach fragt das Programm wieder nach dem Buchungskonto. Sollten Sie vorher einen Fehler gemacht haben, können Sie jede beliebige Buchung mit einer entsprechenden Negativbuchung, Sie geben also die Buchung nochmals genauso ein und buchen lediglich den Betrag mit negativem Vorzeichen, stornieren. Der Buchungszyklus wiederholt sich so lange, bis Sie mit EF10F wieder ins Hauptmenü zurückkehren. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 20 2.1.2 Stapelbuchungen einlesen Außer einer Dialogeingabe der Buchungen ist auch eine Stapel- eingabe von Buchungen möglich, das heißt, PROFIBU kann Buchungen aus anderen Programmen, z.B. dem Fakturierungsprogramm PROFAKT, aber auch aus eigenen Programmen einlesen. Eine Schnittstellenbeschreibung zur Anpassung eigener Programme ist im Handbuch zur Lizenzversion, auf der Lizenzdiskette be- finden sich auch mehrere Beispieldateien. Zum Anwählen der Stapelbearbeitung drücken Sie im Hauptmenü die F2-Taste. PROFIBU wählt jetzt das Übernahmeprogramm und fragt nach der DATEINUMMER. Geben Sie jetzt die Dateinummer der Buchungsdatei ein, die Sie übernehmen wollen. Das Programm fragt nun noch nach dem DATUM. Geben Sie das ge- wünschte Buchungsdatum ein, unter dem alle eingelesenen Buchungen gebucht werden sollen. Falls das Datum bereits in der Datei mit enthalten ist, geben Sie eine 0 ein. In diesem Fall wird das Datum ebenfalls aus der Datei mit übernommen, bei Eingabe eines anderen Datums wird das Dateidatum ignoriert. Abschließend fordert Sie PROFIBU auf, die Datendiskette in das Laufwerk einzulesen. Vergewissern Sie sich, daß Ihre Buchungs- diskette eingelegt ist (entfällt natürlich bei Festplatte) und das Sie die zu übernehmende Datei im Verzeichnis des gerade bearbeiteten Monats gespeichert haben. Nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird diese Datei, sofern vorhanden, gelesen und automatisch gebucht. Nachdem alle Buchungen eingelesen sind, kehrt das Programm auto- matisch in das Buchungsmenü zurück. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 21 3.0 Das Ausgabemenü Das Ausgabemenü dient dazu, alle Konten, ein einzelnes Konto, das Journal, oder die Saldenliste entweder auf einen Drucker oder auf Ihren Monitor auszugeben. Die Funktionen werden durch die Funktionstasten angewählt. Taste Funktion F1 Gewünschtes Einzelkonto ausdrucken F2 Gewünschtes Einzelkonto auf dem Bildschirm ausgeben F3 Alle Konten ausdrucken F4 Alle Konten auf dem Bildschirm ausgeben F5 Journal ausdrucken F6 Journal auf dem Bildschirm ausgeben F7 Summenliste drucken F8 Summenliste auf dem Bildschirm ausgeben F10 Rücksprung zum Hauptmenü Die einzelnen Funktionen werden im folgenden kurz erläutert. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 22 3.1 Gewünschtes Konto ausdrucken Diese Funktion dient dazu, ein bestimmtes Konto auf dem Drucker auszudrucken. Voraussetzung ist natürlich, das auf dem Konto bereits Buchungen erfolgt sind, sonst wäre das Ausdrucken auch sinnlos. Nach Drücken der F1-Taste fragt das Programm, welche Konto- nummer das auszudruckende Konto hat. Geben Sie die Kontonummer des gewünschten Kontos ein. Danach fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, und nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird das Konto eingelesen und auf dem Drucker ausgedruckt, worauf das Programm ins Ausgabemenü zurückkehrt. 3.2 Gewünschtes Konto auf Bildschirm ausgeben Diese Funktion dient dazu, ein bestimmtes Konto auf dem Monitor auszugeben und ist natürlich nur sinnvoll, wenn bereits Buchungen auf dem Konto erfolgt sind. Nach Drücken der F2-Taste fragt das Programm, welche Kontonummer das auszugebende Konto hat. Geben Sie die Kontonummer des ge- wünschten Kontos ein. Danach wird das Konto von der Diskette gelesen und auf dem Monitor ausgegeben. Das Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-Taste und kehrt daraufhin ins Ausgabemenü zurück. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 23 3.3 Alle Konten ausdrucken Diese Funktion dient dazu, alle Konten auf dem Drucker auszu- drucken. Es werden hierbei nur Konten ausgedruckt, die in dem entsprechenden Buchungszeitraum auch benutzt wurden (mindestens eine Buchung, z.B. auch Saldovorträge), alle unbenutzten Konten werden nicht mit ausgedruckt. Nach Drücken der F3-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der 'RETURN'-Taste werden die Konten nacheinander eingelesen und auf dem Drucker ausgedruckt. Nach erfolgtem Ausdruck kehrt das Programm ins Ausgabemenü zurück. Diese Funktion ist nur sinnvoll, wenn bereits Buchungen erfolgt sind. 3.4 Alle Konten auf dem Bildschirm ausgeben Diese Funktion dient dazu, alle Konten auf dem Monitor auszu- geben. Es werden ebenfalls nur die Konten ausgegeben, die im dem entsprechenden Buchungszeitraum auch benutzt wurden. Nach Drücken der F2-Taste werden die Konten nacheinander einge- lesen und auf dem Monitor ausgegeben. Nach jedem Konto hält das Programm an und wartet auf den Druck einer beliebigen Taste, worauf es mit dem nächsten Konto weitermacht. Nach Ausgabe aller benutzten Konto kehrt das Programm in das Ausgabemenü zurück. Diese Funktion ist nur sinnvoll, wenn bereits Buchungen erfolgt sind. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 24 3.5 Journal ausdrucken Diese Funktion dient dazu, das Journal auf dem Drucker aus- zudrucken. Nach Drücken der F5-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, und nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird angezeigt, wieviele Buchungen bereits er- folgt sind. PROFIBU fragt jetzt, ab welcher Buchung und an- schließend bis zu welcher Buchung das Journal ausgedruckt werden soll. Geben Sie den gewünschten Bereich ein, daraufhin wird das Journal ausgedruckt. Danach kehrt das Programm ins Ausgabemenü zurück. 3.6 Journal auf den Bildschirm ausgeben Diese Funktion dient dazu, das Journal auf dem Bildschirm aus- zugeben. Dies kann beispielsweise verwendet werden, um zu überprüfen welche Buchungen bereits eingegeben wurden. Nach Drücken der F6-Taste wird angezeigt, wieviele Buchungen bereits erfolgt sind. PROFIBU fragt jetzt, ab welcher Buchung und anschließend bis zu welcher Buchung das Journal ausgegeben werden soll. Geben Sie den gewünschten Bereich ein, daraufhin wird das Journal ausgegeben. PROFIBU wartet jetzt auf das Drücken einer beliebigen Taste, worauf das Programm ins Ausgabe- menü zurückkehrt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 25 3.7 Summenliste ausdrucken Diese Funktion dient dazu, die Summen- und Saldenliste auf dem Drucker auszudrucken. Nach Drücken der F7-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, und nach Drücken der 'RETURN'-Taste fragt PROFIBU, ab welcher Kontonummer und an- schließend bis zu welcher Kontonummer die Summen- und Salden- liste ausgedruckt werden soll. Sie können hier einen beliebigen aereich auswählen und so beispielsweise auch Listen der aus- stehenden Zahlungen erhalten. Geben Sie den gewünschten Bereich ein, daraufhin wird die Summen- und Saldenliste für diesen Bereich ausgedruckt. Danach kehrt das Programm ins Ausgabemenü zurück. 3.8 Summen- und Saldenliste auf dem Bildschirm ausgeben Diese Funktion dient dazu, die Summen- und Saldenliste auf dem Bildschirm auszugeben. Nach Drücken der F8-Taste fragt PROFIBU, ab welcher Kontonummer und anschließend bis zu welcher Kontonummer die Summen- und Saldenliste ausgedruckt werden soll. Sie können hier einen beliebigen Bereich auswählen und so beispielsweise auch Listen der ausstehenden Zahlungen erhalten. Geben Sie den gewünschten Bereich ein, daraufhin wird die Summen- und Saldenliste für diesen Bereich ausgegeben. Danach wartet PROFIBU auf das Drücken einer beliebigen Taste, worauf es ins Ausgabemenü zurückkehrt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 26 4.0 Das Auswertungsmenü Das Auswertungsmenü dient dazu, die Programme zur Durchführung der Abschreibung, der Umsatzsteuerermittlung und der BWA anzuwählen. Taste Funktion F1 Wählt das Programm zur Durchführung der Ab- schreibungen F2 Wählt das Programm zur Ermittlung der Umsatz- steuer F3 Wählt das Programm zur Durchführung der Betriebswirtschaftlichen Auswertung F10 Rücksprung zum Hauptmenü Bei diesem Menü sind die einzelnen Menüpunkte selbst wieder eigene Menüs, die im folgenden beschrieben werden. 4.1 Das Abschreibungsmenü Die Abschreibungsfunktionen sind nur bei der Standardversion vorhanden. Die Funktion dient dazu, bis zu 150 Anlagegüter zu erfassen oder erfaßte Anlagegüter zu ändern, abgeschriebene Anlagegüter zu löschen, die Abschreibung von Anlagegütern durchzuführen und eine Liste der durchgeführten Abschreibungen auszudrucken oder auf dem Monitor auszugeben. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 27 4.1 Das Abschreibungsmenü Taste Funktion F1 Wählt die Erfassung der Anlagegüter F2 Wählt das Löschen von Anlagegütern F3 Wählt die Durchführung der Abschreibungen F4 Wählt den Ausdruck der Abschreibungsliste auf dem Drucker F5 Wählt die Ausgabe der Abschreibungsliste auf den Bildschirm F10 Rücksprung zum Hauptmenü Die einzelnen Funktionen werden nachfolgend im Detail erklärt. 4.1.1 Anlagegüter erfassen und ändern Diese Funktion dient zum Erfassen neuer Anlagegüter oder zum Ändern bestehender Anlagegüter. Das Programm fragt nun zunächst, für welches Anlagegut eine Eingabe erfolgen soll. Geben Sie die Nummer des gewünschten Anlagegutes ein. Falls Sie 0 oder eine größere Zahl als 150 eingeben, kehrt das Programm ins Abschrei- bungsmenü zurück. Haben Sie eine Zahl zwischen 1 und 150 einschließlich für ein gültiges Anlagegut eingegeben, fragt das Programm nacheinander alle für die Erfasssung des Anlagegutes benötigten Daten ab. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 28 4.1.1 Anlagegüter erfassen und ändern Das Programm erfragt im einzelnen die folgenden Daten: Zuerst wird gefragt, ob die Abschreibung Linear oder Degressiv ist. Geben Sie eine 1 für Linear oder eine 2 für Degressiv ein. Als nächstes wird die Bezeichnung des Anlagegutes erfragt. Hier können Sie eine beliebige, bis zu 15 Zeichen lange Bezeichnung eingeben. Anschließend wird das Anschaffungsjahr erfragt, hier können Sie Anschaffungsjahr bzw. Monat und Jahr numerisch und maximal fünfstellig eingeben, z.B. 10.86 oder 1986. Danach folgt der Neuwert. Anlagegüter dürfen einen Neuwert bis zu 9999999 DM haben. Der dann abgefragte Zeitwert darf höch- stens gleich dem Neuwert + 1 sein. Mit EF1F übernehmen Sie die Eingabe oder Änderung. Danach fragt PROFIBU wieder nach der Eingabe einer Anlagegutnummer. Wenn Sie ein weiteres Anlagegut eingeben wollen, geben Sie die gewünschte Nummer ein. Durch der Eingabe einer 0 sichern Sie alle gemachten Eingaben und gelangen wieder ins Abschreibungsmenü. 4.1.2 Anlagegüter löschen Das Programm fragt zunächst, welches Anlagegut gelöscht werden soll, weil es z.B. abgeschrieben ist. Geben Sie die Nummer der des gewünschten Anlagegutes ein, danach wird das Anlagegut auf dem Monitor angezeigt. Aus Sicherheitsgründen werden Sie noch einmal gefragt, ob wirklich gelöscht werden soll. Beantworten Sie dieses bitte mit EF1F zum Löschen oder EF10F zum Nichtlöschen. Danach fragt PROFIBU nach einer weiteren Anlagegutnummer zum Löschen. Durch die Eingabe von 0 werden die Löschungen gespei- chert und Sie gelangen Sie wieder ins Abschreibungsmenü. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 29 4.1.3 Anlagegüter abschreiben Diese Funktion führt die Abschreibung aller Anlagegüter durch. Gleichzeitig kann jede erfolgte Abschreibung sofort gebucht werden. Das Programm arbeitet nacheinander alle erfaßten An- lagegüter ab. Dabei werden jeweils zunächst die bekannten Daten (Nummer und Bezeichnung des Anlagegutes, Neuwert, Abschrei- bungsart und aktueller Zeitwert) des Anlagegutes ausgegeben. Die Abschreibung kann jetzt auf 3 verschiedenen Arten erfolgen: Sie können den Abschreibungsbetrag entweder als Prozentsatz des Neuwertes eingeben oder direkt als gewünschten Abschreibungs- betrag, oder Sie können den gewünschten Restwert eingeben. Die jeweiligen anderen Werte berechnet das Programm selbst und zeigt sie an. Zunächst fragt das Programm nach dem Prozentsatz des Abschrei- bungsbetrages vom Neuwert. Wenn Sie dies nicht verwenden wollen, drücken Sie nur RETURN. Falls Sie den Prozentsatz verwenden wollen, geben Sie ihn ein. Das Programm berechnet sofort den sich daraus ergebenden Abschreibbetrag und den neuen Restwert und zeigt diesen an. Haben Sie nur RETURN gedrückt fragt das Programm als nächstes nach dem gewünschten Abschreibungsbetrag. Wenn Sie auch dies nicht verwenden wollen, geben Sie auch hier wieder RETURN ein, sonst geben Sie den Abschreibungsbetrag ein. Falls Sie beide vorhergehende Abfragen mit RETURN beantwortet haben, fragt Sie das Programm nach dem Restwert, diesen müssen Sie jetzt eingeben. Dann erwartet das Programm als Bestätigung, daß die Eingabe korrekt ist, das Drücken von EF1F. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 30 4.1.3 Anlagegüter abschreiben Weiterhin erfolgt die Frage, ob die Abschreibung für das bear- beitete Anlagegut sofort gebucht werden soll. Ist dieses der Fall, drücken Sie EjF und das Programm erfragt jetzt Buchungs- konto, Gegenkonto, Belegnummer und Datum. Als Buchungstext werden automatisch "ABSCHR." und die ersten 10 Zeichen der Bezeichnung des Anlagegutes verwendet, als Buchungsbetrag wird der Abschreibungsbetrag verwendet. Auch diese Dateneingabe muß mit EF1F bestätigt werden. Nachdem auf diese Weise alle Anlagegüter abgeschrieben sind, kehrt das Programm ins Abschreibungsmenü zurück. 4.1.4 Abschreibungsliste anzeigen Diese Funktion dient zur Ausgabe der Abschreibungsliste auf den Bildschirm. Drücken Sie zum Aufrufen dieser Funktion die F4-Taste. Die Abschreibungsliste wird daraufhin auf dem Bildschirm ausgegeben. Danach wartet das Programm auf das Drücken einer beliebigen Taste, worauf es in das Abschreibungsmenü zurückkehrt. 4.1.5 Abschreibungsliste ausdrucken Diese Funktion dient zum Ausdruck der Abschreibungsliste auf dem Drucker. Drücken Sie zum Aufrufen dieser Funktion die F5-Taste. PROFIBU fordert Sie zunächst auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, und nach Drücken der RETURN-Taste wird die Abschrei- bungsliste auf dem Drucker ausgedruckt. Anschließend kehrt das Programm in das Abschreibungsmenü zurück. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 31 4.2 Umsatzsteuerermittlung Diese Funktion dient zur Ermittlung einiger für die Umsatz- steuervoranmeldung benötigter Daten. Es werden die Summen der 20 möglichen Steuerkonten, sowie die zugrundeliegenden Monats- und Jahresumsätze als Liste ausgegeben und die Umsatzsteuerzahllast ermittelt. Die Monatsumsätze werden jeweils beim Wechsel des Monats/der Buchungsperiode auf 0 zurückgesetzt, so daß diese Angaben die sich immer auf die zurückliegende Buchungsperiode beziehen, während die Jahresumsätze kumulieren. Durch Drücken von EF1F wählen Sie den Ausdruck der Umsatzsteuer- liste auf dem Drucker. PROFIBU fordert Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, und nach Drücken von RETURN fragt das Programm nach dem Datum, für das die Liste ausgedruckt wird. Danach druckt PROFIBU die Umsatzsteuerliste aus und kehrt in das Hauptmenü zurück. Durch Drücken von EF2F wählen Sie den Ausdruck der Umsatzsteuer- liste auf dem Bildschirm. Danach wartet das Programm auf den Druck einer beliebigen Taste, worauf es ins Auswertungsmenü zurückkehrt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 32 4.3 Betriebswirtschaftliche Auswertung Diese Funktion dient zur Durchführung einer betriebswirtschaft- lichen Auswertung. Es kann wahlweise eine Gesamtauswertung oder eine Übersicht entweder auf dem Drucker oder auf dem Bildschirm ausgegeben werden. Die Benutzung dieser Funktion ist natürlich nur sinnvoll wenn bereits Erlöse erzielt und eingegeben sind, sonst kommt es zu einer Fehlermeldung. Die Arbeitsweise dieser Funktion ist folgende: Es werden zunächst alle Konten der Klasse 8 mit Saldo und pro- zentualem Anteil am Gesamtumsatz, sowie der EGesamtumsatzF be- rechnet und ausgegeben. Anschließend werden die Konten der Klasse 3 ebenfalls mit Saldo und %-Gesamtumsatz, sowie der daraus resultierende EWareneinsatzF und der ERohgewinnF ausgegeben. Danach werden die Konten der Klasse 4 mit Saldo und %- Gesamtumsatz, sowie die sich daraus ergebenden EGesamtkostenF und das EBetriebsergebnisF ausgegeben. Schließlich werden die Konten der Klasse 2 mit Saldo und %-Gesamtumsatz, sowie das EneutraleF EErgebnisF und das EGesamtergebnisF ausgegeben. Bei der Übersicht werden nur die jeweiligen Ergebnisse, nicht aber die einzelnen Konten ausgegeben. Die BWA-Kontenklasse eines Kontos ist in der Regel die erste Stelle einer 4-stelligen Kontonummer, sie kann aber auch unabhängig unabhängig von der Kontonummer frei definiert werden. Die BWA-Kontenklasse eines Kontos wird bei der Eingabe des Kontenplans definiert. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 33 4.3 Betriebswirtschaftliche Auswertung Sie haben für die Ausgabe folgende Wahlmöglichkeiten: Die F1-Taste veranlaßt einen Ausdruck der Gesamtauswertung auf dem Drucker. Das Programm fordert Sie auf, den Drucker be- reitzumachen. Erledigen Sie dies und drücken Sie die 'RETURN'- Taste. Das Programm fragt jetzt nach dem Datum, für das die Auswertung erfolgen soll. Geben Sie das gewünschte Datum ein. Das Programm berechnet jetzt die Auswertung und druckt sie aus. Danach kehrt es ins Auswertungsmenü zurück. Die F2-Taste veranlaßt die Ausgabe einer Gesamtauswertung auf dem Monitor. Danach wartet das Programm auf den Druck einer beliebigen Taste, worauf es ins BWA-Menü zurückkehrt. Die F3-Taste veranlaßt einen Ausdruck der Übersicht auf dem Drucker. Das Programm fordert Sie auf, den Drucker bereitzu- machen. Erledigen Sie dies und drücken Sie die 'RETURN'-Taste. Das Programm fragt jetzt nach dem Datum für das die Übersicht ausgedruckt werden soll. Geben Sie das gewünschte Datum ein. Das Programm berechnet jetzt die Übersicht und druckt sie aus. Danach kehrt es ins Auswertungsmenü zurück. Die F4-Taste veranlaßt die Ausgabe der Übersicht auf dem Bild- schirm. Danach wartet das Programm auf den Druck einer belie- bigen Taste, worauf es ins BWA-Menü zurückkehrt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 34 5.0 Das Stammdatenmenü Im Stammdatenmenü werden die Anwenderdaten geändert, Konten neu eingerichtet, geändert oder gelöscht. Auch der Kontenplan kann über dieses Menü ausgedruckt oder auch angezeigt werden. Taste Funktion F1 Funktion zum Ändern der Anwenderdaten F2 Funktion zum Ändern bestehender Konten F3 Funktion zum Einrichten neuer Konten F4 Funktion zum Löschen bestehender Konten F5 Ausdruck des Kontenplans auf den Drucker F6 Ausgabe des Kontenplans auf dem Bildschirm F10 Rücksprung zum Hauptmenü Die einzelnen Funktionen wurden im Detail bereits in den Kapiteln 1.3 Ändern der Anwenderdaten und 1.4 Bearbeitung des Kontenplans erklärt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 35 6.0 Das Menü Sonstige Dienste Vom Menü Sonstige Dienste kann die Abschlußfunktion angewählt, ein neuer Monat eingetragen, der aktuelle Monat gewechselt, die Steuer- und Abschlußzahlen definiert und die Definitionen ausgegeben werden, sowie die Daten gesichert und reorganisiert werden. Außerdem ist die Ausgabe des Inhaltsverzeichnisses des aktuellen Monats möglich. Taste Funktion F1 Aufruf der Abschlußfunktion F2 Einrichten eines neuen Monats F3 Funktion zum Wechseln des Monats F4 Funktion zum Definieren der Steuerzahlen F5 Funktion zum Definieren der Abschlußzahlen F6 Anzeige der Definitionen F7 Funktion zum Sichern der Buchungsdaten F8 Funktion zum Reorganisieren gesicherter Buchungsdaten F9 Anzeigen des Datenverzeichnisses F10 Rücksprung zum Hauptmenü Die Funktionen zu den Steuerzahl- und Abschlußdefinitionen wurden bereits in 1.5 Steuerzahl- und Abschlußdefinitionen er- klärt. Die weiteren Funktionen werden anschließend im Detail erklärt. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 36 6.1 Der Abschluß Die Abschlußfunktion dient dazu, bestimmte Konten automatisch gegen ein anderes Konto (das jeweilige Abschlußkonto) ab- zuschließen. Dabei erfolgen, ähnlich wie bei der manuellen Buchführung, Buchungen vom jeweiligen Konto gegen sein Abschluß- konto. Als Buchungsbetrag wird der Saldo des Kontos verwendet, wodurch das Konto ausgeglichen wird. Als Buchungstext erscheint die Abkürzung ABS. zusammen mit der Kontonummer und den ersten acht Buchstaben der Kontobezeichnung. Nach der Anwahl dieser Funktion fragt das Programm zunächst, welche Abschlußkennzahl, d.h., welche Abschlußpriorität abge- schlossen werden soll, näheres dazu siehe Abschluß-Definition. Sie können jetzt die Priorität eingeben, die abgeschlossen werden soll. Geben Sie eine 21 ein, so erfolgt ein Gesamtab- schluß, d.h. alle verwendeten Kennzahlen werden nacheinander abgeschlossen, zuerst also alle Konten mit der Kennzahl 1 auf Ihr Abschlußkonto, danach alle Konten mit der Kennzahl 2 und so weiter. Die Eingabe einer 0 veranlaßt die Rückkehr ins Menü Sonstige Dienste. Nach der Eingabe einer gültigen Priorität erfragt das Programm das Datum für die Abschlußbuchungen. Nachdem Sie ein gültiges Datum (Mögliche Formate wie beim Dialogbuchen) eingegeben haben erfolgt der Abschluß. Die stattfindenden Buchungen werden hierbei auf dem Journal eingetragen. Nachdem der Abschluß durchgeführt ist, meldet PROFIBU EAbgeschlossenF. Durch Drücken der RETURN-Taste kehren Sie ins Menü Sonstige Dienste zurück. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 37 6.2 Neuen Monat einrichten Diese Funktion dient dazu einen neuen Monat einzurichten. Wenn Sie Disketten zum Speichern der Buchungsdaten verwenden, müssen Sie vor Aufruf dieser Funktion die Diskette in Ihr Datenlaufwerk einlegen, auf die der neue Monat gespeichert werden soll. Wenn Sie eine neue Diskette verwenden, müssen Sie diese vor dem Start von PROFIBU formatieren. Nach Drücken von EF2F gibt PROFIBU zunächst nochmal den gerade bearbeiteten Monat aus. Sie haben jetzt noch die Möglichkeit, diese Funktion durch Drücken von EF10F wieder abzubrechen. Nach Drücken einer beliebigen anderen Taste fordert Sie das Programm auf, die Bezeichnung des neuen Monats einzugeben. Dabei müssen Sie dasselbe Eingabeformat wie bei der Eingabe des Monats beim Programmstart verwenden. Abschließend fragt Sie PROFIBU noch, ob Sie die Salden des Vormonats für den neuen Monat übernehmen wollen. Ist dies der Fall, drücken Sie EjF, sonst eine beliebige andere Taste. In jedem Fall werden die Anwenderdaten, die Abschluß- und Steuerzahlde- finitionen, der Kontenplan und die Abschreibungsgüter über- tragen. Danach erfolgt automatisch die Anlage des neuen Monats und das Programm kehrt in das Menü Sonstige Dienste zurück. Die Daten des aktuellen Monats werden dabei gesperrt, daß heißt nach Übertragung der Daten für einen Monat können die Daten des alten Monats nicht mehr verändert werden. 6.3 Monat wechseln Diese Funktion dient zum Wechseln von einem Buchungsmonat auf einen anderen und bewirkt prinzipiell einen Neustart von PROFIBU. Nach Drücken von EF3F bietet Ihnen PROFIBU noch einmal die Möglichkeit, den Wechsel durch Drücken von EF10F abzubrechen. Jede andere Taste führt zu einem Neustart des Programms beginnend mit der Abfrage des Buchungsmonats. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 38 6.4 Abschluß- und Steuerzahldefinitionen ausgeben Diese Funktion dient dazu, die Steuerzahlen und die dazuge- hörigen Prozentsätze und Steuerkonten, sowie die Abschlußkenn- zahlen und die dazugehörigen Abschlußkonten auf dem Bildschirm auszugeben. Anschließend wartet das Programm auf den Druck einer beliebigen Taste, worauf es ins Menü Sonstige Dienste zurück- kehrt. 6.5 Sicherung auf Diskette Die Funktion dient dazu, die Buchungsdaten von der Festplatte oder einer Datendiskette auf eine andere Diskette zu kopieren. Sie sollten Ihre Daten regelmäßig auf diese Weise sichern, damit bei Beschädigung des Original-Datenträgers eine Sicherungskopie zur Verfügung steht, von der Sie die Daten dann reorganisieren können. Nach Drücken von EF1F fordert Sie PROFIBU auf, eine bereits formatierte Diskette in das Laufwerk df0: einzulegen. Erledigen Sie dies und Drücken Sie zur Bestätigung die RETURN-Taste. Es erfolgt dann automatisch das Sichern der Daten auf der Diskette im Laufwerk df0:. Anschließend kehrt PROFIBU in das Menü Sonstige Dienste zurück. Für AMIGA-DOS-Experten: Die Sicherungsdateien besitzen die Er- weiterung .SV . Der Aufbau dieser Dateien entspricht aber exakt dem Aufbau der Originaldateien mit der Erweiterung .PFD . Wenn die Erweiterung der Sicherungsdateien von .SV in .PFD umbenannt wird und diese Dateien in ein passendes Monatsverzeichnis ko- piert werden, können diese Dateien beim Programmstart auch direkt eingelesen werden. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 39 6.6 Reorganisieren von Diskette Die Funktion wird nur benötigt, wenn eine Original-Datei oder der entsprechende Original-Datenträger so beschädigt wurde, daß sich die Buchungsdaten eines Monats nicht mehr korrekt einlesen lassen. Tritt dieses auf, muß unter Umständen bereits beim Programmstart der entsprechende Buchungsmonat zunächst neu eingerichtet werden. Danach kann das Reorganisieren der Daten von einer Sicherungsdiskette erfolgen. Zur Anwahl dieser Funktion drücken Sie im Menü Sonstige Dienste die F8-Taste. PROFIBU fordert Sie zunächst auf, die Sicherungs- diskette in das Laufwerk df0: einzulegen. Erledigen Sie dies und Drücken Sie zur Bestätigung die RETURN-Taste. Die Daten werden daraufhin von der Sicherungsdiskette eingelesen und auf der Arbeitsdiskette gespeichert. PROFIBU überprüft dabei die Größe des Kontenplans und die Anzahl der Buchungen der beiden Disketten. Wird festgestellt, daß zwischen den beiden Disketten eine unterschiedliche Kontenanzahl vorliegt oder daß auf der Arbeitsdiskette bereits mehr Buchungen erfolgt sind als auf der Sicherungsdiskette, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben und die Funktion kann gegebenenfalls abgebrochen werden. Nach Durchführung der Reorganisation kehrt PROFIBU in das Menü Sonstige Dienste zurück. 6.7 Inhaltsverzeichnis des Datenpfads ausgeben Diese Funktion dient zur Ausgabe des Inhaltsverzeichnisses des angewählten Datenpfads und kann beispielsweise zur Kontrolle des freien Speicherplatzes auf den Datenträgern benutzt werden. Das Programm wartet nach der Ausgabe auf den Druck einer beliebigen Taste, und kehrt daraufhin ins Dienstmenü zurück. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 40 7.0 Die Fehlerbehandlung von PROFIBU Überlegen Sie sich vor der Anwahl einer Funktion genau, ob Sie die entsprechenden Funktion tatsächlich benutzen möchten und ob alle für die Benutzung erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind (liegt z.B. eine formatierte/benötigte Diskette bereit oder ist der Drucker angeschlossen). Falls Sie trotzdem eine Funktion versehentlich angewählt haben, so können Sie in den meisten Fällen durch Drücken der F10-Taste in das vorhergehende Menü zurückkehren. Falls bei einer verlangten Eingabe der für diese Eingabe gültige Bereich überschritten wird, wird diese Eingabe in den meisten Fällen nicht angenommen. Stattdessen ertönt ein Warnsignal. Das Programm kann dann mit einer erneuten, korrekten Eingabe fort- gesetzt werden. 7.1 Fehlermeldungen des Programms PROFIBU ist mit einer Funktion zum Abfangen von Fehlern ausge- stattet, die normalerweise zu einem Abbruch des Programms und totalem Datenverlust führen würden. Wenn allerdings ein solcher Fehler auftritt, läuft ein Sicherungsprogramm, welches die entsprechende Fehlernummer ausgibt. In einigen Fällen, bei- spielsweise wenn ein Fehler Nr. 24 ( Device timeout ) aufge- treten ist, weil der Drucker nicht betriebsbereit ist, kann der Fehler behoben werden. Nach dem Drücken der RETURN-Taste gelan- gen Sie in jedem Fall aus dem Fehlerprogramm in das Hauptmenü zurück. Außerdem werden bei Eingabefehlern folgende zahlreiche Warnungen ausgegeben, die im Handbuch zur Lizenzversion ausführlich behan- delt werden. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 41 Anhang A: Die Datei SYS.PFD In dieser Datei sind wesentliche Systemparameter wie Bildschirm- farben, Druckerparameter, Laufwerksparameter sowie Verzögerungs- zeitschleifengröße gespeichert. In der Regel müssen Sie an dieser Datei keine Veränderungen vornehmen. Möchten Sie dennoch bestimmte Parameter verändern, sollten Sie dies nur bei einer Kopie tun, damit Sie gegebenen- falls die Originaldatei jederzeit wieder zur Verfügung haben. Die Datei SYS.PFD für 2 Diskettenlaufwerke hat folgenden Aufbau: Dateiinhalt: Bedeutung: 10 Zeichenfarbe hellgrün 3 Zeichenfarbe kobaltblau (cyan) 4 Zeichenfarbe rot 15 Zeichenfarbe intensiv-weiß 1 Zeichenfarbe blau 3 Zeichenfarbe kobaltblau (cyan) 0 Hintergrundfarbe schwarz 5000 Zeitverzögerung bei Fehlermeldungen df1: Laufwerk für Daten (bei Festplatte dh0: oder jh0:) Druckerinitialisierung (hier leer) P Druckerumschaltung auf Pica-Zeichenabstand M Druckerumschaltung auf Elite-Zeichenabstand df0: Pfad beim Verlassen von PROFIBU Beachten Sie, daß die Farbeinstellung so gewählt ist, daß sie bei fast allen Monochrom- und Farbbildschirmen gut einsetzbar ist. Bei einigen Farbbildschirmen oder bei Monochrombildschirmen, die eine Farbdarstellung in Graustufen emulieren, kann es jedoch vorkommen, daß beispielsweise einige Reversedarstellungen zu dunkel erscheinen. Sie können versuchen, die Darstellung zu verbessern, indem Sie die Datei SYS.PFD, die sich auf Ihrer Arbeitsdiskette oder nach Installation auf Festplatte dort im Hauptverzeichnis befindet, verändern. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 42 Anhang A: Die Datei SYS.PFD Die Bearbeitung kann mit einem beliebigen Texteditor oder aber auch mit dem Programm EDLIN.COM, welches zum Lieferumfang von MS/DOS gehört, erfolgen. Ändern Sie die Werte in der Datei SYS.PFD wie nachfolgend angegeben: 7 (Zeichenfarbe weiß) 7 (Zeichenfarbe weiß) 0 (Zeichenfarbe schwarz) 15 (Zeichenfarbe intensiv-weiß) 1 (Zeichenfarbe blau) 3 (Zeichenfarbe kobaltblau) 0 (Hintergrundfarbe schwarz) Alle folgenden Werte werden nicht verändert. Wenn Sie die so geänderte Datei abspeichern und dann die PROFIBU aufrufen, müßten der Rahmen und die abgebildeten Funktionstasten heller auf dem Bildschirm erscheinen. Die farbige Darstellung wurde dadurch teilweise auf schwarz und weiß umgestellt. Wenn die Meldungen von PROFIBU zu kurz auf dem Bildschirm erscheinen, können Sie den Wert für die Zeitverzögerung erhöhen. Erscheinen die Meldungen zu lange, können Sie den Wert ver- kleinern. Möchten Sie eine speziellen Drucker verwenden, können Sie die Initialisierungs- und Umschaltcodes so ändern, wie Ihr Drucker sie benötigt. Möchten Sie ein anderes Datenlaufwerk oder einen anderen Ende- Pfad benutzen, können Sie die entsprechenden Pfade einstellen. PROFIBU - Finanzbuchhaltungssystem Seite 43 Anhang B: Kompatibilität zwischen SHAREWARE- und Lizenzversion Die Lizenzversion von PROFIBU ist voll aufwärtskompatibel zur Sharewareversion von PROFIBU, das heißt, alle mit der Shareware- version bearbeiteten Dateien lassen sich mit der Lizenzversion weiter bearbeiten. Eine Kompatibilität in der anderen Richtung besteht dagegen nicht, wenn Sie also bereits die Lizenzversion besitzen, können Sie Ihre Dateien nicht mehr mit der Sharewareversion bearbeiten. Das ist aber auch nicht nötig.